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Aumento expressivo no volume de pedidos de reembolso com violações às políticas das empresas. Saiba o que pode e o que não pode na prestação de contas de gastos corporativos.
Uma pesquisa revela que o valor médio das despesas corporativas dos funcionários foi de R$ 121,61 por gasto, em média R$ 2 mil por mês, no período inicial. Contudo, ao solicitar o reembolso dos montantes, diversos indivíduos acabaram prejudicados: houve um acréscimo de 78% no número de solicitações com infrações às diretrizes de reembolso das organizações.
Além disso, muitos colaboradores tiveram problemas para obter a restituição devido a essas violações, resultando em situações de compensação inadequada. É fundamental que as empresas estejam atentas às políticas de indenização para evitar prejuízos e garantir a transparência nas transações financeiras.
Problemas com Reembolso e Políticas de Gastos
Em termos financeiros, isso implica em R$ 400 mensais em recursos não reembolsáveis por colaborador. Se as falhas persistem mensalmente, ao término de um ano, as perdas podem chegar a R$ 4.800. A análise foi conduzida pela Flash, sistema de gestão do tempo de trabalho, comparando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por funcionários de empresas de diferentes tamanhos. As infrações mais comuns são: despesas atrasadas em relação ao prazo estabelecido pela empresa para prestação de contas (54,57%); valores que ultrapassam o estipulado pela política da empresa (18,89%); possibilidade de duplicação do pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante de despesa (4,90%).
Muitas vezes, o profissional guarda os recibos e acaba esquecendo. Se a política de prazos da empresa for rígida, o reembolso pode ser recusado. Mesmo em organizações com diretrizes mais flexíveis, isso pode gerar complicações para o setor financeiro, acarretando custos adicionais. A ausência de comprovantes também pode representar um problema significativo se a documentação não estiver disponível para verificação. Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de gestão de despesas na Flash, ressalta que os problemas na prestação de contas podem ter impactos diretos e negativos. O atraso no reembolso pode resultar em prejuízos financeiros, uma vez que o colaborador pode ter que arcar com os gastos do próprio bolso.
Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, destaca que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as regras de forma oficial, como por meio de seu site. As políticas devem incluir as consequências pela não conformidade, que podem variar desde uma advertência até a não restituição dos itens que o funcionário sabia que não poderia consumir e mesmo assim incluiu no formulário de reembolso. ‘As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinaturas de filmes pornográficos, etc. Nesse cenário, quem realizou o gasto assume os valores não permitidos. Assim, a pessoa deve seguir o que está estipulado na política da empresa. Em caso de reincidência, até mesmo o desligamento pode ocorrer’, esclarece.
Quanto aos valores passíveis de serem gastos, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso, esses limites podem ser determinados por uma pesquisa de mercado e até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que no caso das despesas realizadas com o cartão corporativo, se o montante ultrapassar o limite estabelecido pela política interna, algumas empresas podem solicitar o reembolso do valor excedente ou até mesmo descontá-lo na folha de pagamento. No entanto, existem ainda outras situações relacionadas a gastos que são mais sérias e consideradas fraudes, conforme o executivo da plataforma: Despesas falsas: apresentar recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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